به گزارش آی سی تی نیوز، در این جلسه نحوه دریافت الکترونیکی اطلاعات دفاتر قانونی، الزامات فنی فایل‌ها، زمان‌بندی اجرای طرح، میزان آمادگی شرکت‌های تولیدکننده نرم‌افزارهای فروشگاهی و حسابداری و چالش‌های احتمالی اجرای این فرآیند مورد بررسی قرار گرفت.

نمایندگان مؤسسه حسابرسی تأمین اجتماعی در این نشست با تشریح طرح هوشمندسازی بازرسی از دفاتر قانونی اعلام کردند این طرح از بهمن‌ماه ۱۴۰۳ در دستور کار قرار گرفته و با هدف کاهش مراجعات حضوری، کاهش تبادل اسناد فیزیکی، استانداردسازی اطلاعات دریافتی و تسریع فرآیند رسیدگی دنبال می‌شود. بر اساس توضیحات ارائه‌شده، در فرآیند جدید بخش قابل‌توجهی از دریافت اطلاعات و رسیدگی‌ها به شکل الکترونیکی و با استفاده از کاربرگ‌های دیجیتال انجام خواهد شد.

در این جلسه همچنین اعلام شد که در مرحله آزمایشی، تفاوت قالب خروجی نرم‌افزارهای مختلف یکی از چالش‌های دریافت و پردازش اطلاعات بوده است. از همین رو، سازمان تأمین اجتماعی در همکاری با شرکت‌های نرم افزارهای حسابداری به دنبال ایجاد قالب استانداردی برای دریافت اطلاعات است تا شرکت‌ها بتوانند خروجی متناسب با قالب مورد نیاز را از نرم‌افزارهای خود تهیه و در سامانه بارگذاری کنند.

بر اساس برنامه مطرح‌شده در جلسه، دریافت اطلاعات برای شرکت‌های زیرمجموعه تهران از اول شهریورماه و برای شهرستان‌ها از اول مهرماه در سامانه جدید دنبال خواهد شد و اطلاعاتی از جمله دفتر روزنامه، صورت‌های مالی و اظهارنامه مالیاتی باید در سامانه بارگذاری شود. نمایندگان سازمان تأمین اجتماعی تأکید کردند که این طرح ایجاد تکلیف قانونی جدید برای اصل بازرسی نیست، بلکه تغییر شیوه دریافت اطلاعات از روش سنتی به روش الکترونیکی است.

تأکید بر چالش‌های فنی اجرای طرح

بخش دیگری از جلسه به بررسی سند «مشخصات فنی فایل‌های سامانه دریافت الکترونیک اطلاعات دفاتر» اختصاص داشت. بر اساس این سند، قالب اصلی فایل‌های مورد پذیرش XLSX است و نام و ترتیب سرستون‌ها باید مطابق ساختار اعلام‌شده باشد. همچنین برای فایل دفتر روزنامه، اطلاعات کل دوره مالی مورد درخواست باید ارائه شود و مجموع مبالغ بدهکار و بستانکار نیز باید در وضعیت تراز قرار داشته باشد.

نمایندگان شرکت‌های نرم افزارهای حسابداری در ادامه، مهم‌ترین دغدغه‌های خود را درباره اجرای طرح مطرح کردند. کمبود زمان برای آماده‌سازی نرم‌افزار، افزایش بار پشتیبانی، تفاوت معماری و ساختار نرم‌افزارهای مالی، حجم بالای داده‌ها، نحوه کنترل صحت اطلاعات و سازوکار اصلاح اطلاعات پس از بارگذاری از جمله مهم‌ترین موضوعات مطرح‌شده بود.

شرکت‌های نرم افزارهای حسابداری تأکید کردند که اجرای تغییرات مورد نیاز صرفاً به برنامه‌نویسی محدود نمی‌شود و فرآیند تحلیل، طراحی، آزمون، انتشار نسخه جدید، استقرار نزد مشتریان و پشتیبانی را نیز شامل می‌شود؛ بنابراین لازم است پیش از الزام عملیاتی، مستندات نهایی و پایدار، نسخه مشخصات فنی و محیط آزمون در اختیار شرکت‌ها قرار گیرد و زمان کافی برای توسعه و استقرار نرم‌افزارها پیش‌بینی شود.

همچنین درباره تفاوت ساختار نرم‌افزارهای مالی و موضوعاتی مانند سطوح تفصیلی، اعضای جلسه تأکید کردند که همه نرم‌افزارها الزاماً ساختار یکسانی ندارند و نباید ساختار سامانه مقصد به معنای الزام همه نرم‌افزارها به ایجاد ساختارهایی باشد که در سیستم آنها وجود ندارد.

پیشنهاد ایجاد محیط آزمون و تعیین زمان‌بندی کارشناسی

در بخش پیشنهادها، بازنگری کارشناسی ساختار فایل‌ها و فیلدها، استفاده حداکثری از خروجی‌های موجود نرم‌افزارها، ایجاد محیط Sandbox و آزمون، ارائه مستندات کامل و نهایی، تعیین مهلت منطقی برای توسعه و استقرار، تدوین سازوکار اصلاح و ارسال مجدد اطلاعات و تعیین دقیق مرز مسئولیت سازمان، کارفرما و شرکت نرم افزارهای حسابداری مطرح شد.

در جمع‌بندی جلسه، شرکت‌های نرم افزارهای حسابداری مخالفتی با اصل حرکت به سمت دریافت الکترونیکی اطلاعات دفاتر نداشتند و مزایایی مانند کاهش مراجعات حضوری و اسناد فیزیکی و استاندارد شدن فرآیند رسیدگی را مورد پذیرش قرار دادند. با این حال، نحوه اجرا، زمان‌بندی، جزئیات فنی، آمادگی نرم‌افزارها و مدیریت دوره گذار به‌عنوان محورهای اصلی نیازمند بررسی بیشتر مطرح شد.

در پایان مقرر شد یک گروه ارتباطی تخصصی میان نمایندگان سازمان تأمین اجتماعی و شرکت‌های نرم افزارهای حسابداری تشکیل شود، سند
مشخصات فنی در اختیار شرکت‌ها قرار گیرد، شرکت‌ها زمان واقعی مورد نیاز برای طراحی، تو

سعه، تست و استقرار را اعلام کنند و ایرادات و پیشنهادهای فنی آنها درباره ساختار فایل، قالب Excel، سطوح تفصیلی، کنترل‌های اعتبارسنجی و حجم داده جمع‌آوری شود. همچنین برگزاری جلسه کارشناسی تکمیلی و ادامه گفت‌وگو درباره زمان‌بندی اجرا پس از بررسی نیازهای واقعی توسعه و استقرار نرم‌افزارها در دستور کار قرار گرفت.

بر اساس جمع‌بندی نهایی جلسه، مهلت نهایی جدید یا مصوبه قطعی برای توقف یا تعویق اجرای طرح تصویب نشده و تا زمان ادامه بررسی و دریافت نظر تخصصی کمیسیون به منظور مطالعه و تدوین راهکار اجرایی سودمند برای سازمان تامین و نرم افزارهای حسابداری، طرح عملا به حالت تعلیق در خواهد آمد.